Socios

GastroCoop OnLine (GOL)

La creación de GastroCoop tuvo varios propósitos en su momento histórico en el 2008 y esto ha sido objeto de presentaciones y escritos de la cooperativa a través de los años pero vamos a concentrarnos en introducir y dar a conocer la herramienta de trabajo administrativo para el beneficio de los socios lo cual compete esta discusión, GastroCoop OnLine (GOL).

Una de las metas de GastroCoop al establecerse incluía la creación de plataformas que permitan un mayor retorno económico a la práctica médica de los socios.  Esta meta se pudiera originar de dos maneras principales: 1) disminución de costos 2) aumento de ingresos.

La primera estrategia es muy relevante para esta discusión (mire abajo) ya que GastroCoop ha facilitado originar un modelo de negocios que crea un mecanismo para comprar en grupo en grandes cantidades por todos los socios- esto ha resultado en grandes descuentos para los suplidos (ej, pinzas desechables) y equipos duraderos (ej, endoscopios) que de hecho significan ahorros de decenas de miles de dólares por año a cada socio. La segunda estrategia también es muy relevante y, por ejemplo, el Pago por Facilidades que recientemente están pagando los planes médicos junto al pago por servicios de endoscopía en oficinas médicas, surgió de una iniciativa de los fundadores de GastroCoop y estos pagos de hecho significan decenas a cientos de miles de dólares adicionales por año a cada socio.

Al hacerse compras a través de las negociaciones de GastroCoop con los suplidores, el modelo de negocios origina unos reembolsos a la cooperativa que financian su aparato administrativo, actividades variadas para los socios y miembros de la comunidad en general, y, de haber remanentes, repartir dividendos a los socios de acuerdo a su auspicio y su número de acciones.  En adición, al establecer una relación contractual con GastroCoop para servir a los socios, los suplidores se comprometen a financiar algunas actividades de tipo académico o no-académico de su propio pecunio. Todo esto bajo un marco de ley y orden consistente con regulaciones federales de relevancia a través de las leyes insulares que regulan el cooperativismo: Ley 239 y Ley 8320 que asigna a COSSEC como ente supervisor.

En un momento dado el Dr. Rubén Lugo hizo un análisis de las compras de los socios y encontró una incongruencia significativa entre las compras reportadas por y las compras estimadas para los socios. Consecuentemente, los reembolsos recibidos en GastroCoop de parte los suplidores presentaban una insuficiencia presumiblemente grande, según estos estimados.  Debido a que estos reembolsos financian nuestra operación y son fuente de dividendos para los socios, la Junta se dió a la tarea de tratar de resolver esta diferencia, incluyendo solicitándole a los socios informar consistentemente el total de sus compras a la cooperativa, pero ello se hizo imposible por varias razones.

Finalmente, el Dr. Rafael Rodríguez se ideó una herramienta que hemos desarrollado asesorados técnicamente por la compañía boricua SOFTEK, la cuál fué reclutada en consultoría con COSTEC (Cooperativa de Servicios Técnicos), y, además, con modificaciones sugeridas en reuniones de Junta para cumplir con los propósitos de su concepto original:  GOL es una aplicación que entendemos ha de resolver nuestra situación de reembolsos insuficientes por los suplidores pero, en adición, es una herramienta administrativa invaluable para el proceso de compra de suplidos y equipos duraderos de los socios. Sin embargo, para que GOL sea exitosa y logre sus cometidos, necesitamos el respaldo total y la cooperación incondicional del universo de los socios.

GastroCoop OnLine (GOL) tiene dos finalidades principales: 1) desde el punto de vista del socio: facilitar el trabajo administrativo del proceso de compra de suplidos y equipos duraderos de cada uno de los socios 2) desde el punto de vista de la cooperativa: acceder y confirmar la información y el volumen de compra del universo de los socios para asegurar un reembolso fidedigno de los suplidores, lo cual debe maximizar, además de las finanzas administrativas de la cooperativa, los dividendos de los socios. Los dividendos son un beneficio de la membresía de la cooperativa, y son fuente adicional y alterna de ingresos para estos.

En términos de los procesos administrativos de los socios, GOL permite una documentación del proceso de la compra por el socio y/o su personal de principio (orden de compra) a fin (entrega de compra), incluyendo la capacidad de calificar la experiencia de todo el proceso de la compra con el suplidor.

Entonces, sigue a continuación una explicación breve del proceso de compra utilizando esta aplicación como herramienta administrativa:

Al accederse a GOL, es posible identificar en pantalla todos los suplidores corrientes en contratación con GastroCoop para servir a los socios y originar reembolsos, incluyendo su clasificación de primario y secundario, y toda su oferta de productos bajo contrato.  Para hacer la compra de un producto simplemente se teclea una palabra descriptiva (ejs, bata, pinza, endoscopio) y automáticamente aparecen en pantalla todas las alternativas del producto en cuestión por todos los suplidores que lo ofrecen.  El socio escoge el producto por el suplidor que le interesa para originar la orden basado en su preferencia, su necesidad particular y/o su criterio administrativo (ej, costo).

Los precios que aparecen en GOL son uniformes y están disponibles para el universo de los socios, y son el resultado de la negociación de la compra en grupo a través de la cooperativa.  Lógicamente, este precio debe ser menor al precio que cualquiera de los socios pudiera negociar individualmente.  GastroCoop elimina la diferencia en precio para socios individuales que existía en el pasado (e inclusive en el presente) cuando ocurría (u ocurre) una negociación individual aislada del grupo.  El monto del pago total que aparece en GOL se va a modificar automáticamente según la cantidad de productos que se ordenan vaya aumentando e inclusive también si se elimina(n) algún(os) producto(s) de la misma orden en proceso.  El pago de la orden se hace en la misma aplicación utilizando el método de pago de su preferencia incluyendo tarjeta de crédito/débito, ATH, ACH (pago electrónico de una cuenta bancaria) y demás, un proceso que está debidamente encriptado según estándares de la industria para asegurarse la confidencialidad del proceso y evitar el robo de identidad.  El pago por los suplidos y equipos duraderos puede ocurrir desde el mismo momento de conciliación de la orden con la entrega de los productos por el carrero (o el suplidor) y si se hace dentro de un periodo determinado de tiempo (ej, 15-30 dias), se pueden acceder ciertos descuentos adicionales que algunos suplidores ofrecen con un pago rápido dentro de ese periodo de tiempo definido por ellos, todo lo cual se calcula automáticamente por la aplicación. También se puede poner el pago en itinerario en GOL para hacerse en una fecha futura de la elección del socio aunque no se accedan estos descuentos y el pago se hará automáticamente en esa fecha escogida. El punto importante es que existe esta flexibilidad de pago todo a la conveniencia del socio quien decide como y cuando hacer el pago de la orden de acuerdo a sus necesidades.  Aunque no es un método de pago preferido, se puede hacer el pago con un cheque físico tradicional y existe la posibilidad de tomarle una foto al mismo para incluirla en GOL de manera que esté debidamente documentado el pago de la orden en la aplicación y de haber diferencias con el suplidor toda la información relevante esté disponible- obviamente esta documentación se fomenta ya que, en adición, permite a la cooperativa hacer el cálculo del reembolso correspondiente a la compra debidamente completada con el pago del socio.

Al hacerse la orden, el suplidor es notificado de la misma y este confirma esto al estimar a través de GOL una fecha de entrega- esta comunicación en tiempo real, en adición, permite al socio determinar si su cantidad de suplido al momento de la orden le va a ser suficiente hasta esa fecha estimada de entrega de manera que pueda tomar alguna acción para evitar falta de suplidos, por ejemplo, solicitando mayor celeridad con la entrega.  Inclusive, el suplidor notifica si no tiene algún producto y, entonces, el socio debe decidir si cancelar la orden de ese producto específico y ordenarlo a otro suplidor, o, simplemente, esperar a que el mismo suplidor tenga el producto disponible para entrega, todo lo cual va a estar debidamente documentado en GOL.

Al recibirse la orden de compra en la facilidad del socio, el personal y/o el socio reconcilia la orden para confirmar su entrega completa y si hay diferencias, todo se resuelve con el suplidor a través de la aplicación misma en términos de créditos y/o entrega futura de suplido o equipo duradero pendiente.  Es importante hacer notar que, consecuentemente, con una simple mirada a GOL, el personal y/o el socio tienen acceso inmediato al estatus de las compras pendientes de completar para tomarse la acción necesaria para evitar falta de suplido y equipo en momentos inoportunos. Finalmente, se permite y se fomenta calificar la experiencia total de cada compra con cada suplidor, como digamos calificar la comunicación, la prontitud y confiabilidad de entrega, y todo lo relacionado al servicio al cliente en general.

Como hemos mencionado, todo este proceso de compra está permanentemente documentado en GOL para revisión futura del socio (y el suplidor), inclusive con acceso a métricas calculadas automáticamente por la aplicación relacionadas a la cantidad y los pagos de los suplidos y equipos duraderos de manera que se puede repasar el patrón y la cantidad de compra por suplidor o por todos los suplidores para rangos de tiempo particulares (ejs, mensual, trimestral, anual) representadas en, digamos, una grafica circular (“pie chart”).  El acceder a esta información le permite al socio evaluar su patrón y volumen de compra a largo y a corto plazo de manera que se le facilita hacer decisiones con respecto a cambios en el mismo patrón de compra de la manera que lo considere conveniente para la parte administrativa y financiera de su práctica médica. 

Utilizar la aplicación de GOL para hacer compra de suplidos y equipos duraderos es un proceso bien fluído y, consecuentemente e importante, origina ahorros en tiempo y esfuerzo del personal del socio en llamadas, fotocopias/facsímil de ordenes, falta inoportuna de material (digamos por una orden incompleta que no se le dió el seguimiento debido por el método tradicional), espacio de archivo para papeleo relacionado a compras y muchas otras cosas más, lo cual implica una cantidad significativa de dinero que se pierde por el posible desorden asociado al proceso tradicional de compra a través de llamadas y utilizando papel.

En términos de los procesos administrativos de GastroCoop, GOL permite una documentación fidedigna de la compra total del universo de los socios, lo cual asegura la capacidad de exigir el reembolso total real de los suplidores para estas compras debidamente documentadas y, entonces, no sólo asegurar el financiamiento de la administración y las actividades de la cooperativa sino maximizar los dividendos de cada uno de los socios, los cuales seguramente cubrirán con creces el costo de mantenimiento anual de la cooperativa de estos.  En adición, la calificación de cada experiencia de compra con el suplidor por los socios permitirá- al repasarse la totalidad de las experiencia de todo el universo, una métrica automática de la aplicación- una selección fidedigna de suplidores primarios y secundarios basada en sus experiencias reales de compra y no basada en la percepción limitada y subjetiva de los miembros de la Junta en el momento de esta selección de suplidores.

En GastroCoop con su nueva Junta de Directores y el Dr. Rubén Lugo como su presidente estamos bien entusiasmados y deseamos movernos a un nivel diferente con más y mejores servicios para los socios. Actualmente estamos probando una versión beta de GOL con un número pequeño de socios para perfeccionar la aplicación e identificar errores (“bugs”) y fallas (“glitches”), y, finalmente, implementarla con el universo de los socios un tanto menos imperfecta. Por supuesto, en ese momento una orientación más detallada respecto a las funciones y el manejo de la aplicación se le proveerá al universo de los socios para que ustedes le puedan sacar el mayor beneficio administrativo y económico.

Estimamos este proceso va a tomar unos pocos meses y una vez implementada de lleno, esperamos todo su respaldo y contamos con su participación incondicional. Si algún socio adicional le interesa participar de la versión beta, comuníquese con GastroCoop para tomar los pasos necesarios.

Apoya a GastroCoop que es, en esencia, apoyarnos unos a otros al tratar de acceder mejores herramientas y servicios para optimizar nuestras propias prácticas.  Finalmente, les recordamos a todos los socios que se pongan al día con los pagos anuales de mantenimiento y la cuota del fondo legal de manera que GastroCoop evite deficiencias futuras de tipo administrativo que pudieran afectar nuestras finanzas y, en adición, la evaluación anual de COSSEC, nuestro ente regulador.